Istnieje wiele powodów, dla których warto zorganizować konferencję. Pozwala dzielić się wiedzą i najlepszymi praktykami od liderów w branży. Ułatwia nawiązanie kontaktów z osobami o podobnych poglądach i wspólnych zainteresowaniach. Stanowi też wspaniałe źródło inspiracji. Zobacz, na co warto zwrócić uwagę, organizując konferencję.
Kiedy warto zacząć szukać sali konferencyjnej?
Nie ma konkretnego przedziału czasowego, którego musisz przestrzegać. Ze względu na różnice między typami konferencji, porami roku, lokalizacjami i celami klienta, nie ma jednego uniwersalnego terminu.
Zanim zaczniesz szukać sali, zastanów się nad trzema następującymi aspektami:
- budżet,
- podstawowe wymagania dotyczące miejsca,
- liczba gości i prelegentów.
Szukanie sali bez znajomości kluczowych parametrów przypomina szukanie igły w stogu siana.
Sprzęt audiowizualny na konferencję
Większość konferencji ma podobny format. Zwykle krzesła rozmieszczone są w stylu teatralnym lub bankietowym. Choć ustawienie lub w kształcie litery U również są dość popularne. Zwykle głośniki znajdują się na scenie lub przy ścianach bocznych.
Wybierając sprzęt audiowizualny, pamiętaj, że celem konferencji jest przekazanie wiedzy uczestnikom. Niektóre zajęcia obejmują ćwiczenia integracyjne lub grupowe. Jednak konferencja koncentruje się przede wszystkim na wystąpieniach mówców. Dlatego sprzęt nie powinien zabierać zbyt wiele miejsca.
Systemy nagłośnieniowe PA obejmują mikrofony, wzmacniacze, głośniki, miksery i sprzęt rejestrujący Zwróć uwagę na to, by były wysokiej jakości. Dzięki temu wszyscy uczestnicy nie będą się domyślać, o czym mówią prelegenci.
Sprzęt wizualny
Organizując średnią lub dużą konferencję, koniecznie pomyśl o projektorach. Zazwyczaj można je podłączyć do laptopa. Dzięki nim Twoja prezentacja będzie doskonale widoczna dla wszystkich zaproszonych gości. Niektóre centra konferencyjne oferują własne projektory. W razie potrzeby możesz wynająć go sam. Wybierając projektor, musisz zwrócić uwagę na kilka zasadniczych kwestii. Najważniejszym jest rozmiar. Zastanów się, ile osób będzie uczestniczyć w konferencji. Zbyt mały projektor nie będzie widoczny dla osób z tyłu. Natomiast zbyt duży wyświetlacz może przytłoczyć uczestników, którzy siedzą z przodu.
Dobrym rozwiązaniem będzie też wynajem plazmy. Ekrany LED lub plazmowe (na przykład podobne do dużych telewizorów plazmowych) sprawdzą się doskonale w mniejszych obiektach.
Dodatkowe pomoce
W przypadku wystąpień publicznych często przydadzą się dodatkowe ekrany. Można na nich wyświetlać różne treści, np. materiały marketingowe lub informacje na temat prelegentów.
Pamiętaj o laptopie. Będziesz potrzebował przynajmniej jeden. Kable i przejściówki mogą czasem stanowić problem. Dlatego warto wynająć laptop wraz z projektorem lub ekranem specjalnie zaprojektowanym na konferencję.
Jeśli jednym z elementów programu ma być ceremonia wręczenia nagród, koniecznie wybierz dobre oświetlenie. Dzięki temu zadbasz o efekty specjalne, gdy zostaną ogłoszeni zwycięzcy. Pamiętaj, że liczy się dobry plan. Dopiero wtedy możesz przystąpić do organizacji eventu.
