Faktury elektroniczne stały się standardem – ich przygotowywanie, wystawianie i wysyłanie jest łatwe, a cały proces przebiega bezpiecznie i sprawnie. Ty również generujesz takie dokumenty? Zapewne tak. Czy jednak są to e-faktury ustrukturyzowane? Zobacz, czym charakteryzują się pliki tego typu i dlaczego warto z nich zacząć korzystać.
E-faktura: sposób na usprawnienie codziennego fakturowania
Faktury elektroniczne to dokumenty finansowe, które są generowane, przetwarzane i przechowywane w formie cyfrowej. Warto podkreślić, że są to pełnoprawne dokumenty rozliczeniowe w świetle przepisów obowiązujących w Polsce i wielu innych krajach świata. W naszym państwie tę kwestię reguluje ustawa o VAT.
Zgodnie z jej zapisami, aby elektroniczny dokument rozliczeniowy mógł zostać uznany za ważny, musi zawierać wymagane ustawowo dane oraz spełniać trzy dodatkowe wymogi. Są to:
- autentyczność pochodzenia (pozwalająca bez cienia wątpliwości wskazać wystawcę e-faktury),
- integralność treści (oznaczająca, że po wystawieniu dokumentu nie wprowadzono w nim żadnych modyfikacji);
- czytelność (przejrzysty sposób prezentowania wszystkich informacji wymaganych ustawowo).
W te regulacje prawne wpisują się faktury elektroniczne w różnych formatach.
„Zwykła” faktura elektroniczna vs. strukturyzowana e-faktura: na czym polega różnica?
Mówiąc o fakturze elektronicznej, większość przedsiębiorców ma na myśli plik, który de facto jest obrazem e-faktury. Chodzi zazwyczaj o plik PDF, który trafia do odbiorcy za pośrednictwem korespondencji e-mail lub pobierany jest przy pomocy bezpośredniego łącza.
Warto jednak podkreślić, że „tradycyjny” obraz e-faktury nie pozwala wykorzystać pełnego potencjału, jaki drzemie w elektronicznej wymianie danych. Dlatego coraz więcej firm zaczyna korzystać ze ustrukturyzowanej faktury elektronicznej.
Ten drugi format, czyli ustrukturyzowana faktura elektroniczna ma postać pliku XML o jednolitej, ustandaryzowanej budowie. To ważne, ponieważ dzięki precyzyjnie określonej strukturze taki dokument może zostać automatycznie odebrany i przetworzony przez nabywcę. Jego wysyłka odbywa się też bez konieczności korzystania z dodatkowych narzędzi – np. klienta poczty.
KSeF – elektroniczna faktura ustrukturyzowana jako standard w Polsce
Wszystkie ustrukturyzowane faktury elektroniczne będą docelowo rejestrowane, przetwarzane, wysyłane i przechowywane w ramach KSeF, czyli Krajowego Systemu e-Faktur. Już teraz każdego dnia za pośrednictwem KSeF jest wysyłanych ok. milion dokumentów rozliczeniowych – pomimo że nie ma jeszcze obowiązku rejestrowania faktur w ramach tego systemu. Nie ma się czemu dziwić. E-faktury strukturyzowane przynoszą wiele korzyści przedsiębiorcom.
Najważniejsze zalety korzystania z e-faktur strukturyzowanych to:
- przyspieszenie zwrotu VAT;
- brak konieczności przesyłania JPK-FA;
- uproszczony proces fakturowania;
- większe bezpieczeństwo przechowywania dokumentów elektronicznych (są rejestrowane w systemie, przez co nie zaginą);
- uproszczenie i ułatwienie rozliczeń z kontrahentami – m.in. dzięki ustandaryzowaniu i ujednoliceniu formatu danych w dokumentach;
- niezawodne dostarczenie e-faktur do kontrahentów – bez ryzyka, że np. zostaną przesłane na zły adres e-mail.
Warto też pamiętać, że e-faktury to ekonomiczne i ekologiczne rozwiązanie. Oszczędności finansowe wynikają m.in. z ograniczenia zużycia papieru czy wyeliminowania kosztów „fizycznej” wysyłki dokumentów. To także powód, dla którego korzystanie z tego cyfrowego rozwiązania jest przyjazne dla środowiska naturalnego.
Myślisz o wdrożeniu elektronicznych faktur ustrukturyzowanych? Możesz z nich zacząć korzystać za pośrednictwem darmowego narzędzia dostępnego na stronach rządowych. Najwygodniejszym rozwiązaniem jest jednak sięgnięcie po narzędzie, które pozwoli na integrację KSeF z innymi systemami stosowanymi w Twojej firmie, np. KSeF Connect od EDITEL. Warto zapoznać się z takimi rozwiązaniami programistycznymi – tak, aby generowanie, wysyłanie i rejestrowanie faktur przebiegało zgodnie z prawem, a jednocześnie sprawnie i bezpiecznie.
